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Muchas empresas trabajan con varios pc’s conectados en red y muchas no disponen de un servidor de archivos donde centralizar todos los archivos y documentos sino que los almacenan en los diferentes pc’s según su criterio. Otras disponen de un servidor de archivos donde almacenan los archivos en una estructura de carpetas a menudo desordenada e ineficaz a la hora de localizar los documentos.
Queremos mostraros cómo una herramienta software en entorno web de código libre como Knowledge Tree es una excelente solución de gestión documental para conseguir tener todos los archivos y documentos centralizados, accesibles para todos de forma controlada y segura (privilegios de acceso y permisos), también desde fuera de la oficina , con control de versiones de los documentos, busquedas eficaces y muchas más funcionalidades que nos permitirán ser más productivos.
Evitar pérdidas de trabajo por sobrescibir archivos. Los archivos reservados podrán ser visualizados por otros compañeros pero no se podrán editar hasta que se libere por parte del usuario que lo está editando (o un administrador).
Realizar búsquedas con resultados rápidos y eficaces gracias a su potente tecnología de indexación (incluso dentro de los documentos).
Gestionar quién puede acceder a qué documentos y con qué permisos. Gestión de usuarios, grupos y privilegios.
Previsualizar los documentos (archivos de office, imágenes, pdf’s) y recorrer el contenido sin tener que descargar el archivo ahorrando tiempo al localizar el documento que necesita.
Acceder al repositorio mediante dispositivos móviles de forma práctica y adaptada mediante webDav (sin utilizar la interfície).
Olvídese de las copias de seguridad, de costes de implantación y actualizaciones. Con nuestra opción SaaS (software como servicio) ofrecemos la posibilidad de ahorrarse el coste de implentación. Con una pequeña cuota mensual dispone del acceso a la plataforma y el soporte al usuario así como las copias de seguridad y sin contratos de permanencia alguna.
Es decir sólo tiene que preocuparse de utilizar el software. Nosotros le ayudamos a configurar el entorno de trabajo (estructura de carpetas, usuarios y permisos) de la forma más óptima para conseguir sus objetivos de productividad y seguridad.